Tự động hóa hóa đơn

Tự động tạo hóa đơn nháp

Khi bật, Pay2S tự tạo bản nháp cho đơn đáp ứng đủ điều kiện. Đây là chế độ nên dùng đầu tiên để kế toán kiểm tra dữ liệu trước khi phát hành.

Tự động phát hành sau khi tạo nháp

Khi bật, Pay2S phát hành ngay sau khi tạo nháp thành công.

Cẩn trọng với Production

Hóa đơn thật có thể được ký và cấp số mà không cần xác nhận thủ công. Chỉ bật sau khi đã theo dõi chế độ tự tạo nháp ổn định.

Dùng tên người thanh toán làm người mua

Khi bật, Pay2S ưu tiên tên người chuyển khoản làm họ tên người mua. Tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ vẫn lấy từ dữ liệu yêu cầu hóa đơn.

Pay2S có thể chuẩn hóa một số tiền tố kỹ thuật trong nội dung ngân hàng hoặc tra cứu tên chủ tài khoản khi ngân hàng không gửi tên người chuyển khoản đầy đủ. Kết quả này chỉ được dùng cho trường Họ tên người mua hàng.

Tự động kiểm tra mã số thuế

Khi đơn có mã số thuế và tùy chọn này đang bật, Pay2S kiểm tra trạng thái người nộp thuế trước khi tự tạo nháp hoặc phát hành.

• Chỉ trạng thái 00 – NNT đang hoạt động, đã được cấp MST – được tiếp tục tự động.
• Trạng thái khác 00 sẽ dừng xử lý và giữ đơn trong Hàng chờ.
• Kết quả tra cứu chỉ bổ sung dữ liệu còn thiếu; không ghi đè tên đơn vị, mã số thuế hoặc địa chỉ hợp lệ đã gửi cùng đơn.
• Kết quả không được lưu cache để sử dụng lại cho lần sau.

Xem đầy đủ tại Tra cứu mã số thuế và dữ liệu người mua.

Đối chiếu thanh toán trước khi phát hành

Khi bật, Pay2S kiểm tra lại giao dịch ngân hàng ngay trước mỗi lần phát hành hóa đơn từ đơn hàng. Hệ thống dùng đúng mã giao dịch đã liên kết với đơn, đồng thời kiểm tra tài khoản nhận tiền và số tiền; không dò giao dịch chỉ bằng số tiền.

• Khớp đầy đủ: tiếp tục phát hành. Số tiền phải khớp tuyệt đối; lệch 1 đồng cũng được giữ lại để kiểm tra.
• Không tìm thấy giao dịch, sai tài khoản hoặc lệch tiền: giữ hóa đơn lại và không gửi sang nhà cung cấp.
• Dữ liệu ngân hàng tạm thời chưa có: giữ trong hàng chờ để lần chạy sau kiểm tra lại, không tự kết luận khách chưa thanh toán.
• Hóa đơn tạo thủ công, không gắn với đơn hàng Pay2S, không áp dụng bước kiểm tra này.

Kết quả và thời điểm kiểm tra gần nhất được hiển thị trong Hàng chờ để người dùng biết lý do hóa đơn chưa được phát hành.

Thứ tự ưu tiên dữ liệu người mua

1. Thông tin người mua được gửi cùng đơn hàng.
2. Kết quả tra cứu mã số thuế để bổ sung phần còn thiếu.
3. Tên người chuyển khoản làm Họ tên người mua hàng nếu đã bật tùy chọn.
4. Bán cho người tiêu dùng nếu không có bộ thông tin người mua hợp lệ.

Việc dùng tên người chuyển khoản không xóa tên đơn vị, mã số thuế hoặc địa chỉ của doanh nghiệp.

Hàng hóa mặc định

Chỉ áp dụng khi đơn không gửi danh sách hàng hóa. Có thể đặt tên hàng, đơn vị tính và thuế suất mặc định.

Dữ liệu hàng hóa chi tiết do website gửi lên luôn được ưu tiên hơn hàng hóa mặc định.

Điều kiện để đơn được tự xử lý

• Đơn đã thanh toán thành công.
• Đơn có yêu cầu xuất hóa đơn.
• Đơn phát sinh sau thời điểm bật tự động hóa.
• Kết nối đang bật và đã kiểm tra thành công.
• Có mẫu mặc định hoặc cửa hàng đã được gán mẫu.
• Có hàng hóa hợp lệ hoặc đã bật hàng hóa mặc định.
• Tổng hàng hóa và thuế khớp số tiền đã thanh toán.
• Nếu bật đối chiếu thanh toán trước phát hành, mã giao dịch, tài khoản nhận và số tiền ngân hàng phải khớp đơn hàng.
• Nếu đơn có mã số thuế và bật kiểm tra tự động, trạng thái người nộp thuế phải là 00.

Đơn không đủ điều kiện vẫn nằm trong Hàng chờ để kiểm tra hoặc lập thủ công.

Trình tự vận hành an toàn

1. Kiểm tra trên Sandbox.
2. Bật tự động tạo nháp, chưa bật tự phát hành.
3. Theo dõi Hàng chờ, Nhật ký và PDF trong vài ngày.
4. Sửa quy tắc hàng hóa nếu cần.
5. Chỉ bật tự phát hành sau khi người phụ trách kế toán xác nhận.